Über Ihre Marge entscheiden die Stückkosten je verwalteter Einheit, nicht die Höhe des Honorars. Diese Seite zeigt die Kennzahlen dahinter: wie viele Einheiten eine Vollzeitkraft trägt, welche Kostentreiber in keiner Software auftauchen und wo sich Prozesskosten senken lassen, ohne dass die Betreuungsqualität leidet.
Das Honorar pro Einheit steht im Vertrag. Was die Betreuung dieser Einheit tatsächlich kostet, steht nirgends. In dieser Lücke entscheidet sich Ihre Marge: nicht am Preisschild, sondern an den Stückkosten dahinter.
In jeder Haus- und WEG-Verwaltung läuft dieselbe Rechnung mit: Was kostet eine Einheit über das Jahr, und was bleibt nach Abzug aller Aufwände vom Honorar übrig? Die Verwaltervergütung pro WE ist fixiert und bekannt. Die Kosten dahinter sind es selten. Solange sie unsichtbar bleiben, lässt sich nicht steuern, ob ein Mandat zur Rentabilität beiträgt oder sie aufzehrt.
Die größte Position ist Personalzeit, und sie verteilt sich ungleich. Ein Teil fließt in Pflichtaufgaben, die jede Einheit zwangsläufig erzeugt: Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung, Buchhaltung. Der schwerer greifbare Teil fließt in die laufende, fallbezogene Kommunikation: Rückfragen, Statusmeldungen, Schadensabwicklung, Schriftverkehr. Dieser zweite Teil treibt die Stückkosten und taucht in keiner Auswertung Ihrer Verwaltungssoftware auf.
Die Logik dahinter: Ihre Rentabilität pro Einheit hängt weniger vom Honorar ab als von der Frage, wie viele Einheiten eine Vollzeitkraft sauber tragen kann. Steigt diese Zahl, sinken die Stückkosten, ohne dass ein Mandat teurer oder ein Eigentümer schlechter betreut wird.
Die betreuten Einheiten je Vollzeitkraft wirken am direktesten auf die Kosten pro Einheit. In der Praxis liegt diese Spanne weit auseinander, je nachdem, wie viel der täglichen Arbeit strukturiert abläuft und wie viel ad hoc dazwischenkommt.
Quellenseitig ist diese Spanne vor allem nach Verwaltungsgröße definiert, nicht nach einem abstrakten Effizienzgrad. Laut DDIV-Strukturerhebung betreuen kleine Verwaltungen (unter rund 400 Einheiten) im Schnitt etwa 140 Einheiten je Mitarbeiter, mittlere (rund 401–3.000 Einheiten) etwa 330. Die branchenübliche Faustregel liegt bei 300–500 Einheiten je Verwalter; unter 200 gilt als Hinweis auf strukturelles Effizienzpotenzial. Wie viel davon bei Ihnen auf die Größe und wie viel auf die Abläufe zurückgeht, ist Interpretationssache. Als grobe Orientierung bleibt die Größenordnung aber aussagekräftig: Wer am unteren Ende arbeitet, bindet pro Einheit rund das Doppelte an Personalkosten wie ein Haus am oberen Ende. Bei identischem Honorar entscheidet allein diese Kennzahl über die Marge.
Der Personalmangel verschärft die Rechnung. Laut VDIV-Branchenbarometer 2024 hatten 57,4 % der Verwaltungen 2023 offene Stellen, 42,1 % blieben unbesetzt, im Schnitt 1,5 Vollzeit- und 1,1 Teilzeitstellen je Verwaltung. 94,2 % erwarten eine weitere Verschärfung, 74,1 % berichten einen steigenden Personalbedarf. Einfach mehr Personal einzustellen ist für die meisten Häuser also keine realistische Option. Die Frage verschiebt sich von „mehr Köpfe“ zu „mehr Einheiten je Kopf“.
Bevor es um die Kosten dahinter geht, lohnt der Blick auf die Einnahmenseite: das Honorar je Einheit. Die belastbaren Zahlen zeichnen ein klares Bild der Bandbreite. Laut VDIV-Branchenbarometer 2024 lag der durchschnittliche WEG-Regelsatz 2023 bei rund 26,74 € je Einheit und Monat, ein Plus von 5,9 % gegenüber dem Vorjahr. Für 2024 waren weitere Anhebungen geplant (Bestandsobjekte +12,6 %, neue WEG-Objekte +10,4 %). Die Verwalterentgelt-Studie 2022 des Center for Real Estate Studies (CRES) im Auftrag des IVD beziffert die Spanne auf rund 20,71 € bis 33,11 € je Einheit und Monat.
Diese Korridore hängen stark von der Objektgröße ab. Großanlagen mit 80 und mehr Einheiten liegen am unteren Ende (WEG ca. 22 €), Kleinst-WEG mit zwei bis drei Einheiten am oberen (50 € und mehr); mittlere Objekte bewegen sich grob bei 24–31 € je Einheit. In der Mietverwaltung reicht die Orientierung von rund 21 € bei großen Objekten bis etwa 55 € beim Zweifamilienhaus, alternativ 5 % der Kalt- oder bis 8 % der Warmmiete. Mit dem folgenden Werkzeug ordnen Sie Ihre eigene Gebühr in genau diesen Korridor ein.
Stellen Sie Ihre Verwaltergebühr je Einheit und Monat ein. Das Werkzeug ordnet sie in den belegten WEG-Korridor von rund 20,71 € bis 33,11 € ein (CRES/IVD 2022) und zeigt das Delta zum Branchenmittel von rund 26,74 € je Einheit und Monat (VDIV 2023). Das Ergebnis erscheint sofort.
Im Branchen-Korridor
Orientierung, keine Bewertung Ihrer Marge: Eine Gebühr im oder über dem Korridor sagt für sich genommen nichts über die Rentabilität – diese entscheidet sich an den Stückkosten dahinter, vor allem an den betreuten Einheiten je Vollzeitkraft. Annahmen: Korridor rund 20,71–33,11 € (Verwalterentgelt-Studie 2022, CRES/IVD), Branchenmittel rund 26,74 € je Einheit und Monat (VDIV-Branchenbarometer 2024, Wert für 2023). Werte gelten für die WEG-Verwaltung; in der Mietverwaltung gelten andere Spannen.
Standardsoftware wie Aareon PowerHaus (als Marktführer der Platzhirsch unter den Verwaltungslösungen), DOMUS, Wodis oder Immoware24 deckt das Fundament zuverlässig ab: Buchhaltung, WEG-, Miet- und SEV-Verwaltung, Hausgeld- und Betriebskostenabrechnung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen. Aareon hat den Markt in den letzten Jahren stark konsolidiert und unter anderem PowerHaus, Wowinex, Axera und die Lexware-Hausverwaltungsfamilie übernommen. Diese Aufgaben sind standardisiert und gut im Griff. Sie sind nicht der Grund, warum die Stückkosten auseinanderlaufen.
Die Kosten entstehen in dem, was die Software bewusst offenlässt: in der kommunikations- und fallbezogenen Arbeit. Das eingehende Telefonat. Die Mail mit der Standardfrage. Die Schadensmeldung samt Koordination mit Handwerk und Versicherung. Schriftverkehr, Beschwerde, Widerspruch. Solche Vorgänge lassen sich nicht im Stapel buchen. Sie unterbrechen, streuen über den Tag und multiplizieren sich mit jeder zusätzlichen Einheit.
Ein Rechenbeispiel macht die Größenordnung greifbar.
Eine illustrative Modellrechnung: PowerHaus bucht und rechnet ab. Das Telefon klingelt trotzdem. Rechnet man beispielhaft mit rund 1.000 verwalteten Einheiten und etwa 300 Anrufen im Monat à rund fünf Minuten, kommen allein rund 25 Stunden reine Telefonzeit zusammen (je nach Bestand sehr unterschiedlich, kein Branchenbenchmark). Ein großer Teil dieser wiederkehrenden Kommunikation lässt sich automatisieren oder beschleunigen (Branchenschätzung, keine geprüfte Kennzahl). Hier liegt einer der größten ungenutzten Ansatzpunkte für Ihre Kosten pro Einheit.
Hinzu kommt die Regulatorik, die in den letzten Jahren zugenommen hat: die WEG-Reform 2020 (WeMoG, in Kraft seit 1. Dezember 2020), die GEG-Novelle (das „Heizungsgesetz“, 2023 beschlossen, in Kraft seit 1. Januar 2024), die EPBD sowie zunehmende ESG- und Nachhaltigkeits-Berichtspflichten (CSRD, gestaffelt; Schwellen und Fristen wurden durch das EU-Omnibus-Paket teils verschoben). Jede Vorgabe erzeugt zusätzliche Erklärungs-, Abstimmungs- und Dokumentationsarbeit, und auch die entsteht in der laufenden Kommunikation, nicht im Buchungslauf. Wer Verwaltungskosten reduzieren will, ohne die Qualität anzutasten, muss an genau diesen Vorgängen ansetzen, nicht am Fundament.
Die nächstliegende Sparoption wäre, schlicht weniger zu betreuen: Mindestgrößen für Mandate setzen oder neue WEG-Mandate ablehnen. Beides ist verbreitet. Laut VDIV-Barometer setzen 42,9 % der Verwaltungen Mindestgrößen, 15,6 % nehmen keine neuen WEG-Mandate mehr an. Das senkt den Aufwand, bremst aber auch das Wachstum. Es ist eine Reaktion auf den Engpass, keine Lösung.
Wirksam ist ein anderer Weg: die Prozesskosten in der laufenden Kommunikation senken, sodass dieselbe Mannschaft mehr Einheiten in gleichbleibender Qualität trägt. Darum geht es, wenn Sie Kapazität gewinnen wollen, ohne neu einzustellen. Eine Frage zusätzlicher Tools ist das nicht. Die belastbaren Daten aus 2025 sind eindeutig:
Für eine Verwaltung heißt das zweierlei: erst messen, wo in der laufenden Kommunikation die Zeit verloren geht, dann an genau diesen Vorgängen ansetzen. Welche Bausteine im Verwaltungsalltag tatsächlich tragen, zeigt der Überblick dazu, was KI in der Hausverwaltung wirklich leistet. Wird die wiederkehrende Kommunikation beschleunigt, sinkt der Aufwand pro Einheit. Die Betreuungsqualität bleibt erhalten oder steigt sogar, weil Rückmeldungen schneller kommen und weniger liegen bleibt. So sinkt der Overhead, ohne dass ein Eigentümer es als Abstrich erlebt, und das Team gewinnt zugleich Luft. Wie sich Mitarbeiter in der Hausverwaltung entlasten lassen, ohne dass die Qualität leidet, hängt an genau diesem Punkt.
Diese Fähigkeit bauen Sie im eigenen Team auf: an Ihren echten Vorgängen, vollständig online und über alle Standorte hinweg, ohne neue Software und ohne Unterbrechung des Betriebs. Entscheidend ist nicht der Kauf eines Werkzeugs, sondern das Können im Haus. Das Ergebnis messen wir vorher und nachher an denselben Kennzahlen, und es ist garantiert.
Sie setzen die jährlichen Vollkosten je Sachbearbeitung, im Wesentlichen Personalkosten, ins Verhältnis zur Zahl der betreuten Einheiten. Aussagekräftig wird die Zahl aber erst, wenn Sie die fallbezogene Kommunikationszeit mit erfassen, die in keiner Softwareauswertung steht. Genau das macht die kostenlose Standortbestimmung schnell und strukturiert sichtbar.
Für die WEG-Verwaltung nennt die Verwalterentgelt-Studie 2022 (CRES/IVD) eine Spanne von rund 20,71 € bis 33,11 € je Einheit und Monat; das VDIV-Branchenbarometer beziffert den durchschnittlichen Regelsatz 2023 auf rund 26,74 €. Der konkrete Wert hängt stark von der Objektgröße ab: Großanlagen liegen am unteren, Kleinst-WEG am oberen Ende. Das Benchmark-Werkzeug auf dieser Seite ordnet Ihre eigene Gebühr in diesen Korridor ein.
Er ist als grobe Orientierung gedacht, nicht als geprüfte Norm. Quellenseitig (DDIV-Strukturerhebung) ist die Spanne vor allem nach Verwaltungsgröße definiert: rund 140 Einheiten je Mitarbeiter in kleinen, rund 330 in mittleren Verwaltungen. Die branchenübliche Faustregel liegt bei 300–500 Einheiten je Verwalter. Wie viel davon auf die Größe und wie viel auf die Abläufe zurückgeht, ist Interpretationssache. Als Größenordnung zeigt der Wert aber zuverlässig, wie stark die Stückkosten je Einheit auseinanderlaufen können.
Nicht, wenn am richtigen Punkt angesetzt wird. Das Fundament aus Abrechnung, Buchhaltung und Stammdaten bleibt unberührt. Beschleunigt wird allein die wiederkehrende Kommunikation. In der Regel verbessert das die Betreuung sogar, weil Anfragen schneller beantwortet werden und weniger Vorgänge liegen bleiben.
Nein. Wir setzen auf Ihren bestehenden Systemen auf, ob PowerHaus, DOMUS, Wodis oder Immoware24. Es kommt keine zusätzliche Lizenz und kein Systemwechsel hinzu; aufgebaut wird eine Fähigkeit im Team, keine weitere IT.
Die kostenlose Standortbestimmung erfasst Ihre betreuten Einheiten je Vollzeitkraft und die Zeit in der laufenden Kommunikation. Sie sehen in Zahlen, wo Ihre Stückkosten stehen und was sich realistisch zurückholen lässt.
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